Ezek a hivatalos értesítő levelek tartalmazzák azokat a feltételeket is, amelyek a szakmai értékelés során tapasztalt hiányosságok kiküszöböléséhez szükségesek. A projektgazdáknak a megszokotthoz képest hosszabb, 10 napos határidő áll rendelkezésükre hogy visszajelezzenek a feltételekkel kapcsolatban. A szükséges igazolások, engedélyek beszerzésére még mintegy 2 hónap áll rendelkezésükre.

Az értesítő levelek angol nyelven készültek. Az európai nemzetközi programokban megszokott módon egy mindkét fél részéről elfogadható közös nyelven történik a hivatalos kommunikáció. Ez az esetek többségében az angol ha nincs olyan egyéb közös nyelv, amelyet minden résztvevő vélhetően egyformán használni tud. Ennek mondhatni hagyománya is van, hiszen már a kilencvenes évektől az ún. Phare CBC programok lebonyolítása is angol nyelven történt. Igaz, közben a közelmúltban a határon átnyúló programokat (INTERREG IIIA) a lehetőségek keretein belül igyekeztek nemzeti nyelven lebonyolítani, de az új 2007-2013-as periódusban a vezető partner elv következtében egy közös nyelvet kellene használni a közösen megvalósítandó projektek követhetősége és ellenőrizhetősége érdekében. Így a hivatalos kommunikáció továbbra is angol nyelven fog történni, de a program Közös Szakmai Titkársága igyekszik segíteni a projektgazdák munkáját azzal, hogy a formalevelek, formadokumentumok tartalmát elérhetővé teszi magyar illetve szlovák nyelven is. Ez így történik az értesítő levelekkel kapcsolatban is, amikor a pályázók kérésére a Titkárság megküldi a formalevelek magyar és szlovák fordítását a projektgazdáknak, valamint beszerzi a támogatási szerződés és partnerségi megállapodás mintájának fordításait, amit a program honlapján a „letöltések” menüpont alatt tesz elérhetővé.

A nyelvkérdés megoldására a Titkárság javaslatot dolgoz ki, melyet napokon belül a program Közös Monitoring Bizottsága elé terjeszt döntésre.